В бизнеса често трябва да ускорим разговорите и транзакциите с клиентите.Но някои преки пътища за разговор просто не трябва да се използват.

Благодарение на текста, акронимите и съкращенията са по-често срещани днес от всякога.Почти винаги търсим пряк път, независимо дали изпращаме имейли, чатим онлайн, говорим с клиенти или им изпращаме текстови съобщения.

Но има опасности в съкратения език: В много случаи клиентите и колегите може да не разберат по-кратката версия, причинявайки неразбиране и пропуснати възможности за създаване на страхотно изживяване.Клиентите може да почувстват, че говорите над, под или около тях.

На бизнес ниво „текстовият разговор“ изглежда непрофесионален в почти всяка ситуация извън приятелските закачки по мобилния телефон.

Всъщност лошо написаната комуникация с клиенти и колеги може дори да застраши кариерата, установи проучване на Центъра за иновации на таланти (CTI).(Забележка: Когато трябва да използвате акроними, предишното изречение е пример за това как да го направите добре. Обърнете се към пълното име при първото споменаване, поставете акронима в скоби и използвайте акронима в останалата част от писменото съобщение.)

Така че, когато става въпрос за комуникация с клиенти чрез който и да е цифров канал, ето какво трябва да избягвате:

Строго текстов разговор

Много така наречени думи се появиха с еволюцията на мобилните устройства и текстовите съобщения.Оксфордският речник на английския език разпозна някои общи текстови съкращения като LOL и OMG.Но това не означава, че са подходящи за целите на бизнес комуникацията.

Избягвайте тези най-често използвани съкращения във всяка електронна комуникация:

• Между другото – „По техния начин“
• LOL – „Смея се на глас“
• U – „Ти“
• OMG – „О, Боже мой“
• THX – „Благодаря“

Забележка: Тъй като FYI съществува в бизнес комуникацията много преди текстовите съобщения, в по-голямата си част все още е приемливо.Освен това, просто опишете какво наистина искате да кажете.

Двусмислени термини

Кажете или напишете ASAP и 99% от хората разбират, че имате предвид „възможно най-скоро“.Въпреки че значението му е универсално разбрано, то всъщност означава много малко.Мнението на един човек за ASAP почти винаги е доста различно от това на човека, който го обещава.Клиентите винаги очакват ASAP да бъде по-бързо от това, което можете да доставите.

Същото важи и за EOD (край на деня).Вашият ден може да приключи много по-рано от този на клиента.

Ето защо ASAP, EOD и тези други двусмислени акроними трябва да се избягват: NLT (не по-късно от) и LMK (уведомете ме).

Фирмен и индустриален жаргон

„ASP“ (средна продажна цена) може да е толкова популярен на работното ви място, колкото думите „обедна почивка“.Но вероятно няма почти никакво значение за клиентите.Всеки жаргон и съкращения, които са общи за вас - от описания на продукти до правителствени надзорни агенции - често са чужди за клиентите.

Избягвайте да използвате жаргон, когато говорите.Когато пишете обаче, добре е да следвате правилото, което споменахме по-горе: Изпишете го първия път, поставете съкращението в скоби и използвайте съкращението, когато бъде споменато по-късно.

Какво да правя

Езикът за бърз достъп — съкращения, акроними и жаргон — в текстовите съобщения и имейлите е ОК в ограничен брой ситуации.Просто имайте предвид тези указания:

Пишете само това, което бихте казали на глас.Бихте ли псували, казвали LOL или споделяли нещо поверително или лично с колеги или клиенти?Вероятно не.Така че пазете тези неща и от писмената професионална комуникация.

Внимавай с тона си.Може да сте приятелски настроени с клиентите, но вероятно не сте приятели, така че не общувайте, както бихте направили със стар приятел.Освен това бизнес комуникацията винаги трябва да звучи професионално, дори когато е между приятели.

Не се страхувайте да се обадите.Идеята за текстови съобщения и в повечето случаи имейл?краткост.Ако трябва да предадете повече от една мисъл или няколко изречения, вероятно трябва да се обадите.

Задайте очаквания.Уведомете клиентите кога могат да очакват текстови и имейл отговори от вас (т.е. ще отговаряте ли през уикендите или след работно време?).

Копирайте от интернет ресурси